Nowe obowiązki dotyczące składania sprawozdań finansowych do KRS od 2015 r.
Sąd rejestrowy prowadzi kontrolę terminowości składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów przekazywanych wraz z nimi do akt rejestrowych. Kierownik sekretariatu, w oparciu o dane uzyskane z systemu KRS, zawiadamia sędziego o każdym zaniedbaniu w spełnieniu tego obowiązku. Kwestię tę reguluje § 164 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 259). Dotychczas rezultaty tej kontroli nie były zadawalające. W KRS figuruje bowiem część podmiotów, które nie wywiązują się prawidłowo z obowiązku składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów do akt rejestrowych. Jednak w styczniu 2015 r. weszły w życie regulacje, które mają sprawić, że kontrola ta będzie bardziej efektywna.
Od połowy stycznia 2015 r. w dziale 3 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się:
- wzmiankę o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego (wzmianka ta dotyczy spółek jawnych osób fizycznych i spółek partnerskich nieprowadzących ksiąg rachunkowych; zagadnienie to omówione zostało w BI nr 8 (871) z dnia 10.03.2015 r., w artykule pt. "Nowe obowiązki spółek jawnych i partnerskich nieprowadzących ksiąg rachunkowych");
- informację o dniu kończącym rok obrotowy.
Powyższe zmiany w ustawie o KRS wprowadziła ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 4, dalej: ustawa nowelizująca).
Zasady ujawniania w KRS informacji o dniu kończącym rok obrotowy precyzuje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 listopada 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu prowadzenia rejestrów wchodzących w skład Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczegółowej treści wpisów w tych rejestrach (Dz. U. poz. 1667 ze zm.). Zgodnie z jego treścią, w dziale 3 rejestru przedsiębiorców w rubryce piątej wpisuje się informację o dniu kończącym rok obrotowy: w polu pierwszym - datę dnia kończącego rok obrotowy, co obejmuje datę dnia kończącego pierwszy rok obrotowy, a w razie połączenia przez jednostkę, która rozpoczęła działalność w drugiej połowie roku obrotowego ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny datę dnia kończącego pierwszy rok obrotowy, za który należy złożyć sprawozdanie.
W razie zmiany roku obrotowego wpisuje się datę dnia kończącego rok obrotowy po zmianie (por. w przypadku spółki handlowej § 23 pkt 5, § 45 pkt 5 i § 54, w przypadku spółdzielni § 78 pkt 5 czy stowarzyszenia § 130 pkt 5 rozporządzenia w sprawie m.in. szczegółowej treści wpisów rejestrów wchodzących w skład Krajowego Rejestru Sądowego).
Od 15 stycznia 2015 r. podmioty rejestrowane w KRS w rejestrze przedsiębiorców, w tym wszystkie spółki handlowe, informację o dniu kończącym rok obrotowy muszą podawać we wniosku o wpis (KRS-W1 - cz.C.7, KRS-W2 - cz. C.7, KRS-W3 - cz. C.10, KRS-W4 - C.13). Analogiczne części wniosków o wpis zawarte są w drukach dotyczących przedsiębiorców funkcjonujących w innej formie prawnej niż spółka handlowa, a podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS.
Natomiast podmioty wpisane do KRS w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej (tj. 15 stycznia 2015 r.) zobowiązane są złożyć wniosek o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy, wraz z pierwszym wnioskiem o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego złożonym po dniu wejścia w życie niniejszej ustawy (art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej). Opłatę sądową pobiera się tylko od wniosku o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego. W przypadku złożenia odrębnego wniosku o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy nie pobiera się od tego wniosku opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Postanowienie o wpisaniu wyłącznie tej wzmianki nie podlega doręczeniu podmiotowi, którego dotyczy.
Z powyższego wynika, że ujawnienie informacji o dniu kończącym rok obrotowy nastąpić ma przy okazji składania sprawozdania finansowego. Ustawodawca zaś obciążył sądy rejestrowe czynnościami, które sprawić mają, aby zamieszczenie tej informacji nastąpiło jak najszybciej. Zgodnie bowiem z art. 7 ust. 2 ustawy nowelizującej, sąd rejestrowy, dokonując wpisu wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, dokona tym samym postanowieniem wpisu informacji o dniu kończącym rok obrotowy również wtedy, gdy nie złożono wniosku o wpis informacji. Jest to jednoznaczne z tym, że gdy spółka nie wywiąże się z omawianego obowiązku, sąd nie jest zobowiązany do wszczęcia postępowania przymuszającego podmiot z KRS do wykonania tego obowiązku, lecz sam ma wykazać się stosowną aktywnością.
Dodatkowo, zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy nowelizującej, jeżeli informacja o dniu kończącym rok obrotowy nie będzie wpisana do rejestru w terminie 12 miesięcy od dnia 15 stycznia 2015 r., sąd rejestrowy dokona wpisu tej informacji z urzędu.
Dokonując wpisu z urzędu, sąd rejestrowy może oprzeć się np. na postanowieniu umowy spółki (statutu) dotyczącego roku obrotowego spółki. Jej postanowienia są istotne w świetle definicji roku obrotowego zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości. Wydane z urzędu postanowienie dotyczące wyłącznie takiego wpisu nie podlega uzasadnieniu i doręczeniu podmiotowi, którego dotyczy.
Biorąc powyższe pod uwagę, wydaje się, że podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców datę kończącą jego rok obrotowy podać może w sporządzanym przez siebie piśmie. W drukach KRS nie ma bowiem rubryki, która wprost odnosiłaby się do sytuacji zgłaszania omawianej informacji w związku z realizacją powinności, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej. W drukach KRS (dotyczących zmiany danych) uwzględniono sytuację, gdy podmiot zgłaszać będzie taką informację w przypadku zmiany roku obrotowego (zob. np. druk KRS-Z3, cz. C.13).
W piśmie tym wskazać należy dane podmiotu (w tym m.in. jego numer KRS) i dane sądu, do którego pismo jest kierowane. Pismo może być zatytułowane: Informacja o dniu kończącym rok obrotowy. Zaś jego treść, np. w przypadku spółki z o.o., może być następująca: "Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 4), niniejszym składamy wniosek o wpis informacji o dniu kończącym rok obrotowy.
Zgodnie z § 30 umowy spółki, datą dnia kończącego pierwszy rok obrotowy spółki ANX spółka z o.o. z siedzibą w Olsztynie jest dzień 31 grudnia 2009 r."
Ujawnienie informacji o dniu kończącym rok obrotowy ułatwi sądowi rejestrowemu weryfikację wywiązywania się przez podmioty wpisane do KRS z obowiązków dotyczących składania sprawozdań finansowych i innych wymaganych dokumentów. W tym kontekście wspomnieć też trzeba o nowych regulacjach dotyczących m.in. tych podmiotów, które mają zaległości w składaniu sprawozdań finansowych do KRS. Sąd rejestrowy zobowiązany jest wszcząć z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, w przypadku gdy mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe (art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy o KRS). Wspomniane postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez likwidacji uregulowane jest w art. 25b-25e ustawy o KRS.
| Uwaga nowość!
Regulacja ta obowiązuje dopiero od 1 stycznia 2015 r. Wprowadzona ona została ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1924). Jej art. 5 stanowi, że jeżeli na podstawie dotychczasowych przepisów:
- sąd rejestrowy wszczyna postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, w przypadku gdy wskazane obowiązki nie zostaną wykonane w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy (tj. od 1 stycznia 2015 r.). |
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 12 z dnia 2015-04-20