Wydatki na rozruch firmy w kosztach podatkowych

Formalności i promocja

W początkowej fazie organizowania firmy podatnicy mogą ponosić przede wszystkim wspomniane już koszty rejestracyjno-zgłoszeniowe, koszty obsługi prawnej, koszty notarialne wynikające z zawarcia umowy spółki, czy też koszty rekrutacji pracowników. Do ponoszenia określonych wydatków związanych z uruchomieniem działalności obligują ich również przepisy prawa. Tak jest w przypadku opłat za rejestrację firmy, za dokonanie zgłoszenia w zakresie VAT, czy wydanie zezwolenia lub koncesji uprawniającej do prowadzenia danego rodzaju działalności.

Ustawodawca nie wyłączył enumeratywnie w art. 23 ust. 1 ustawy o pdof z kategorii kosztów podatkowych tego typu wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Jeżeli zatem podatnik jest w stanie udowodnić, że służyć one będą uzyskaniu przychodów albo zabezpieczeniu lub zachowaniu ich źródła, ich wartością ma prawo obciążyć koszty podatkowe. Przedmiotowe wydatki podatnik powinien ująć w kosztach w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej pod datą poniesienia danego wydatku.

O tym, czy nowa firma dobrze wystartuje, a następnie przetrwa na rynku, w znacznym stopniu decyduje marketing. Stąd nikogo nie dziwią kampanie informacyjno-reklamowe odbywające się przed otwarciem firmy. Celem ich przeprowadzania jest rozpropagowanie wśród potencjalnych klientów wiedzy o powstaniu nowego podmiotu, zakresie jego działalności oraz miejscu funkcjonowania. Również wydatki na ten cel (tj. reklama radiowa, prasowa, ulotki reklamowe, wizytówki itp.) należy rozliczyć w kosztach firmowych na dzień rozpoczęcia działalności.

Towary i materiały

Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności na zakup towarów handlowych i materiałów nie podlegają rozliczeniu bezpośrednio w kosztach podatkowych. Te składniki obejmuje się spisem z natury sporządzanym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość tego spisu podlega wpisaniu do podatkowej księgi jako pierwsza pozycja, ale nie jest sumowana z kosztami tego rodzaju w momencie poniesienia. Zostanie uwzględniona w kosztach działalności dopiero przy obliczaniu dochodu na koniec roku podatkowego (jako różnica pomiędzy wartością zapasu na początek i na koniec roku podatkowego).

Majątek trwały

Przed rozpoczęciem działalności podatnik nabywa także składniki klasyfikowane w podatku dochodowym jako środki trwałe. Wydatki z nimi związane ma prawo rozliczać w kosztach, ale zasadniczo w czasie poprzez dokonywane od ich wartości początkowej odpisy amortyzacyjne.

Tu jednak mamy kilka wyjątków. Jednym z nich jest tzw. jednorazowa amortyzacja stanowiąca pomoc de minimis, która ma zastosowanie m.in. do podatników rozpoczynających działalność gospodarczą. Tacy podatnicy w oparciu o uregulowania art. 22k ust. 7-13 ustawy o pdof mogą w roku jej rozpoczęcia dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości środków trwałych zaliczonych do grup 3-8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych w ramach limitu, który w 2018 r. wynosi 216.000 zł.

Z kolei przepisy art. 22k ust. 14-21 ustawy o pdof dają prawo do dokonania jednorazowej amortyzacji podatnikowi pdof, u którego nakłady na środki trwałe w danym roku podatkowym wyniosły co najmniej 10.000 zł i nie przekroczyły 100.000 zł. Jednak amortyzacji na wskazanych zasadach podlegają tylko fabrycznie nowe środki trwałe sklasyfikowane w KŚT wyłącznie w grupach 3-6 i 8. W ogóle nie dotyczy ona wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych z grupowania 1-2 KŚT, czyli m.in. budynków i lokali oraz obiektów inżynierii lądowej i wodnej oraz całej grupy 7 KŚT, czyli wszelkich środków transportu.

Ponadto jednorazowo, w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym, podatnicy mogą amortyzować środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof).

Wyposażenie

Wyposażenie siedziby firmy czy też zaplecza socjalnego to kolejne wydatki przyszłego przedsiębiorcy. Wartość m.in. pojedynczych biurek, krzeseł, szaf, lamp, telefonów i faksów, kserokopiarki lub skanera, kuchenki mikrofalowej, ekspresu do kawy czy lodówki zazwyczaj nie przekracza 10.000 zł. Z tego względu podatkowo traktowane one będą jako elementy wyposażenia podlegające bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów podatkowych, ale dopiero w miesiącu oddania go do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof).

Wynajęcie lokalu

Jeżeli przyszły przedsiębiorca zamierza wykorzystywać w działalności lokal lub budynek należący do innego podmiotu, to zazwyczaj niezbędne jest przystosowanie go do indywidualnych potrzeb jego firmy. Tego rodzaju nakłady podatkowo klasyfikowane są jako inwestycje w obcych środkach trwałych. W praktyce wartość tych specyficznych środków trwałych tworzą wydatki ponoszone na ulepszenie, o którym mowa w art. 22g ust. 17 ustawy o pdof, środków dzierżawionych, wynajmowanych, leasingowanych lub używanych na potrzeby działalności gospodarczej na podstawie innej umowy. Inwestycje w obcych środkach trwałych podlegają amortyzacji niezależnie od przewidywanego okresu używania. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się metodą liniową od ich wartości początkowej ujętej w ewidencji środków trwałych począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one do niej wprowadzone.

Dotacja na rozruch

Jednorazowe środki z Funduszu Pracy (FP) na rozpoczęcie działalności gospodarczej może otrzymać osoba bezrobotna (art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy - Dz. U. z 2017 r. poz. 1065 ze zm.). Środki te korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o pdof.

Wydatki sfinansowane ze środków FP zasadniczo mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Jednak ustawodawca wyłączył z kosztów odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od tej części ich wartości, która m.in. odpowiada wydatkom zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie (art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdof). Stąd gdyby zakup środka trwałego podatnik częściowo sfinansował z dotacji, a częściowo ze środków własnych, wówczas kosztu podatkowego nie będzie stanowił odpis amortyzacyjny od tej części jego wartości początkowej, która została sfinansowana dotacją.

Natomiast gdy za omawianą dotację podatnik zakupi wyposażenie do uruchamianej firmy, wydatek na ten cel będzie obciążał koszty podatkowe niezależnie od tego, że dotacja korzysta ze zwolnienia podatkowego. Również wydatkami na zakup materiałów i towarów oraz najem lokalu sfinansowanymi z dotacji dla bezrobotnego na rozpoczęcie działalności gospodarczej można obciążyć koszty podatkowe.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 38 (1495) z dnia 2018-05-10

GOFIN podpowiada