Ujęcie księgowe wydatków na firmowy samochód

Samochód jako środek trwały

Przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich m.in. środki transportu (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości).

Jeśli zatem nabyty samochód spełnia warunki określone w tym przepisie ustawy o rachunkowości, to pojazd ten można uznać za środek trwały.

Środki trwałe ujmuje się w księgach rachunkowych w ich wartości początkowej. Gdy samochód został pozyskany przez przedsiębiorstwo w drodze kupna, to wartością początkową będzie cena jego nabycia. Cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. W przypadku importu powiększona jest o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu.

Cenę nabycia obniżają rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Ponadto cena nabycia obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia środka trwałego, do dnia bilansowego lub przyjęcia go do używania, w tym również m.in. niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy (por. art. 28 ust. 8 ustawy).

Ważne jest zatem określenie daty przyjęcia samochodu firmowego do używania, ponieważ wszystkie koszty poniesione w celu doprowadzenia środka trwałego do używalności przed wprowadzeniem go do używania zwiększą jego wartość początkową. Przykładowo opłaty za dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne samochodu firmowego będącego środkiem trwałym jednostki, poniesione przed wprowadzeniem go do ewidencji, zwiększą jego wartość początkową. Wartość początkową tego pojazdu zwiększy również kwota VAT związana z zakupem samochodu osobowego w części niepodlegającej odliczeniu (zob. art. 86a ust. 1 ustawy o VAT).

Amortyzacja bilansowa

Samochód zakwalifikowany do środków trwałych jednostki podlega amortyzacji bilansowej. Podstawą amortyzacji jest wartość początkowa pojazdu ujęta na koncie 01 "Środki trwałe". Amortyzacji bilansowej dokonuje się w oparciu o art. 32 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru, z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego.

Odpisy amortyzacyjne księguje się w koszty działalności operacyjnej zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja),

- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Należy pamiętać, że na dzień przyjęcia środka trwałego do używania trzeba ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji (przykład). Poprawność stosowanych okresów i stawek amortyzacji środków trwałych powinna być przez jednostkę okresowo weryfikowana, powodując odpowiednią korektę dokonywanych w następnych latach obrotowych odpisów amortyzacyjnych (art. 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Ubezpieczenie samochodu

Korzystanie z samochodów, w tym w prowadzonej działalności gospodarczej, wiąże się z obowiązkowym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej posiadaczy takich pojazdów. Oprócz ubezpieczenia obowiązkowego (OC) właściciele samochodów mogą również wykupić ubezpieczenia dobrowolne (np. AC, NNW).

Ze względu na to, że ubezpieczenia dotyczą bieżącej eksploatacji samochodu nie zwiększają jego wartości początkowej, zalicza się je bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej. Koszty te można ująć w księgach rachunkowych zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto imienne ubezpieczyciela)

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Koszty ubezpieczenia samochodów firmowych obejmują zwykle okres 12 miesięcy i wpływają na wynik finansowy dwóch lat obrotowych. Powinno się je zatem ująć w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", z uwzględnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ewidencja składek ubezpieczeniowych na podstawie zawartej polisy ubezpieczeniowej w jednostce ujmującej koszty na kontach zespołu 4 i 5 może przebiegać zapisem:

a) kwota składek wynikająca z polisy

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto imienne ubezpieczyciela),

b) zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) odpis kosztów w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Jeżeli kwota składki jest w ocenie jednostki nieistotna, to część składki dotyczącą roku bieżącego jednostka może odnieść w koszty bilansowe jednorazowo w momencie ich poniesienia (bez rozliczania w czasie co miesiąc), natomiast część kosztów dotyczącą roku następnego ująć na koncie 64-0 i odnieść w ciężar kosztów bilansowych w styczniu następnego roku.

Koszty paliwa

Wydatki na zakup paliwa do samochodu firmowego zalicza się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Do kosztów tych kwalifikuje się również nieodliczony VAT. Jak wynika bowiem z art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, zasadniczo od wydatków na pojazdy samochodowe podatnicy mogą odliczyć 50% kwoty VAT wykazanej na fakturze. Do wydatków tych zalicza się:

1) nabycie, import lub wytworzenie tych pojazdów oraz nabycie lub import ich części składowych,

2) używanie tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3,

3) nabycie lub import paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Tak wynika z art. 86a ust. 2 ustawy o VAT.

Pełne odliczenie VAT (100%) przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione dodatkowe warunki, w tym gdy samochody są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, co jest potwierdzone prowadzoną przez niego ewidencją przebiegu pojazdu lub w odniesieniu do samochodów innych niż osobowe, spełniających odpowiednie kryteria (por. art. 86a ust. 3 ustawy o VAT).

Ewidencja księgowa faktury dokumentującej zakup paliwa do samochodu stanowiącego środek trwały może przebiegać następująco:

a) wartość brutto faktury

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) cena zakupu paliwa powiększona o część VAT niepodlegającą odliczeniu

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Remonty i pozostałe wydatki

Do kosztów działalności operacyjnej zaliczane są także wydatki dotyczące samochodów firmowych stanowiących środek trwały, takie jak np.:

• zakup części zamiennych,
   
• zakup usług napraw związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu,
   
• okresowe badania techniczne.

Należy pamiętać, że VAT wykazany na fakturze, w części która nie podlega odliczeniu, zwiększy kwotę kosztu.

Ewidencja faktur dotyczących bieżącej eksploatacji samochodów może przebiegać zapisami:

a) kwota brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość podlegająca odniesieniu w koszty, uwzględniająca nieodliczony VAT

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii, Usługi obce itd.),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Co ważne, nie zalicza się do kosztów działalności operacyjnej wydatków związanych z naprawą powypadkową samochodów. Na mocy art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości kwalifikuje się je do zdarzeń pośrednio związanych z działalnością operacyjną jednostki i ujmuje w księgach rachunkowych na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne".