Przechowywanie "nadmiarowych" dokumentów w aktach osobowych

Sobota, 22 września (06:00)

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Realizacja tego obowiązku wymaga gromadzenia szeregu danych dotyczących pracownika. Ich źródłem są świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe, zaświadczenia o ukończonych kursach, świadectwa szkolne i inne dokumenty uzyskiwane przez pracodawcę. Po wejściu w życie RODO pojawiło się pytanie o dopuszczalność przechowywania tak obszernej bazy danych.

/©123RF/PICSEL

Uzyskiwanie danych zgodnie z Kodeksem

Podstawowym aktem prawnym, który pozwala pracodawcy na uzyskiwanie danych osobowych od kandydata na pracownika i od pracownika, jest Kodeks pracy. Zgodnie z art. 221 K.p. pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko oraz imiona rodziców,
  • datę urodzenia i miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Od pracownika może natomiast dodatkowo zażądać podania numeru PESEL oraz innych danych, w tym imienia i nazwiska dzieci oraz dat ich urodzenia - jeżeli podanie takich informacji (nie chodzi tu o PESEL) jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień pracowniczych.

Kodeksowy katalog danych, które może uzyskiwać pracodawca, może być uzupełniony o dane zawarte w dokumentach wskazanych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 894). Pracodawca na mocy tego rozporządzenia może wymagać od kandydata na pracownika przedłożenia m.in. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy. Powołane rozporządzenie pozwala mu również na gromadzenie szeregu innych dokumentów, zebranych m.in. w dokumentacji osobowej.

Należy podkreślić, że przetwarzanie danych osobowych, pozyskiwanych przez pracodawcę w oparciu o Kodeks pracy lub inne przepisy prawa, nie wymagało (i nie wymaga) zgody pracownika lub kandydata do pracy. Niemniej zakres tych danych, umiejscowionych w różnych dokumentach pracowniczych, jest na ogół bardzo obszerny. W świetle ostatnich zmian regulacji dotyczących ochrony danych osobowych wzbudziło wątpliwość, czy pracodawcy mają prawo przechowywać dane pracownicze uzyskane na przestrzeni lat w zakresie szerszym niż dopuszczają to obecnie obowiązujące przepisy.

Dane z przeszłości bez redukcji

Z dniem 25 maja 2018 r. weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 2016), tzw. RODO. Określa ono zasady przetwarzania danych osobowych, zgodnie z którymi dane powinny być zbierane z uwzględnieniem m.in.:

  • ograniczenia celu - dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach,
  • minimalizacji danych - dane powinny być ograniczone do tego, co jest niezbędne do celów, w których są one przetwarzane.

Niezależnie od wskazanych zasad, RODO określa przesłanki legalnego przetwarzania danych. Jest ono zgodne z prawem, jeżeli m.in.:

  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych.

Wystarczy spełnienie jednej ze wskazanych wcześniej przesłanek (lub innej wymienionej w art. 6 ust. 1 RODO), aby przetwarzanie danych było legalne. Co jednak, jeżeli w okresie, w którym pozyskiwano konkretne dane, pracodawca miał podstawę prawną do ich przetwarzania, a obecnie takiego umocowania prawnego już nie ma? Czy nadal może przechowywać takie dane w swoich zbiorach? Wątpliwość tę rozstrzygnęły organy: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Odpowiadając na zapytania naszego Wydawnictwa uznały, że jest to dopuszczalne, pod warunkiem że pracodawca w okresie uzyskiwania danych miał podstawę prawną do ich przetwarzania (patrz ramka).

Przechowywanie "nadmiarowych" danych z lat ubiegłych w opinii urzędów

"(...) Zdaniem MRPiPS takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania. Taki sam pogląd prezentują przedstawiciele Urzędu Ochrony Danych Osobowych podczas prac legislacyjnych prowadzonych nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2018 r.


"(...) Ważne jest przy tym, by zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych, był zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Nie można bowiem czynić zarzutu pracodawcy, że pozyskiwał informacje o pracownikach, w szerszym niż obecnie dopuszczalny zakresie, o ile odbywało się to na podstawie ówczesnych przepisów prawa. (...) dane te mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków".

Odpowiedź Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 16 lipca 2015 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 71 (1528) z dnia 2018-09-03

GOFIN podpowiada

Gazeta Podatkowa

Podziel się
Gość

Piszesz jako Gość