Tu twoja automatyczna sekretarka...

Niedziela, 10 czerwca 2007 (10:43)

Małym firmom coraz trudniej jest konkurować z dużymi przedsiębiorstwami. Szansą dla nich jest obniżenie kosztów oraz inwestowanie w nowoczesne technologie. Wszystko po to, aby sprostać wymogom, jakie dyktuje współczesny rynek.

/AFP

Jednym ze sposobów jest możliwość zmniejszenia wydatków ponoszonych z tytułu prowadzenia naszego biura. Taką możliwość daje nam rozwiązanie zwane wirtualnym biurem.

Wirtualne, czyli jakie?

Wirtualne biuro to nic innego jak usługa outsourcingu biznesowego. Daje nam możliwość zlecenia profesjonalnej firmie prowadzenia naszego biura czy sekretariatu. W praktyce wygląda to w ten sposób - firma oferująca wirtualne biuro realizuje usługi podobne do tych, jakie świadczyłoby nasze biuro: adres do korespondencji, numer telefonu czy faksu.

Na rynku jest kilka firm, które świadczą tego typu usługi. Jednak ich oferty różnią się - niekiedy nawet w znacznym stopniu. Nie bez przesady można powiedzieć, że każda z tych firm pod pojęciem wirtualnego biura rozumie zupełnie inny zestaw usług.

I tak mamy do dyspozycji usługę wynajmu wyposażonych pomieszczeń biurowych - w biurowcu możemy wynająć jedno pomieszczenie lub więcej i w nich urządzić własne biuro. Do naszej dyspozycji dostajemy również telefon i narzędzia niezbędne do funkcjonowania biura. W efekcie, po niższych kosztach niż wynajem standardowego biura urządzany profesjonalny sekretariat.

W innym przypadku jest to wynajem adresu (na zasadzie użyczenia lokalu biurowego) do rejestracji działalności gospodarczej i obsługi korespondencji przychodzącej. Wówczas dostajemy również numer telefonu, a w niektórych ofertach obsługę połączeń przychodzących. Odbierając telefon sekretarka wymienia nazwę firmy klienta. Jednocześnie może udzielać podstawowych informacji na temat działalności przedsiębiorstwa.

Mamy również możliwość wynajmu pomieszczeń biurowych na konkretny czas, np. w celu spotkania się z kontrahentem.

Zaawansowane usługi

Są także firmy, które starają się w swojej ofercie podstawowej zapewnić kompleksową usługę biurową. Nie ograniczają swoich rozwiązań tylko i wyłącznie do zestawu usług standardowo kojarzonych z pojęciem wirtualnego biura. Jednym z takich rozwiązań jest możliwość zarządzania i kontrolowania naszego biura z poziomu internetu dzięki aplikacji DMS (Direct Management System).

Za jej pomocą, poprzez przeglądarkę internetową możemy odsłuchać rozmowy, jakie asystentka przeprowadza z naszymi klientami, przejrzeć faksy i zapoznać się z treścią korespondencji pocztowej. Dzięki takiej aplikacji możemy również zarezerwować salkę gabinetową na określony termin. Jest to rozwiązanie niezwykle wygodne - szczególnie w dobie, kiedy każdy posiada stały dostęp do internetu, a nasz czas jest coraz cenniejszy.

Policzalne korzyści

Wirtualne biuro możemy wynająć jedynie w większych miastach w Polsce - w Warszawie, Poznaniu, Katowicach czy we Wrocławiu. Niektóre firmy ze względu na szybko rosnące zainteresowanie rozwiązaniami outsourcingu biurowego już deklarują poszerzenie swojej oferty o inne miasta, takie jak Kraków czy Gdańsk.

Różnice pomiędzy ofertami wirtualnych biur można także zauważyć w okresie trwania umowy. W zależności od firmy z jaką postanowimy współpracować, możemy spotkać się z sytuacją kiedy czas trwania umowy będzie trzy miesiące, pół roku, a czasami nawet rok. Jednak możemy znaleźć regulację dogodniejszą dla usługobiorcy - czyli nieokreślony czas trwania umowy z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Niektóre firmy wymagają od nas kaucji lub opłaty z góry za okres dłuższy niż jeden miesiąc, choć rozwiązania takie spotkać można sporadycznie.

Rozpiętość cenowa jest również duża i zależy przede wszystkim od usług z jakich będziemy korzystać. Ceny wahają się od 199 zł netto do 1 tys. 200 euro za miesiąc. Dlatego też, zanim wybierzemy ofertę wirtualnego biura, dokładnie zapoznajmy się z tym, co mają nam do zaoferowania pozostałe firmy i za jaką cenę.

Wszystko w jednym miejscu

W przypadku, gdy zdecydujemy się skorzystać z tego typu usługi, na pewno ograniczymy wydatki jakie ponieślibyśmy chcąc otworzyć własne biuro. To także świetne rozwiązanie dla firm, które prowadzą małą działalność i wszelkie prace biurowe wykonują w domu - dzięki profesjonalnie prowadzonemu sekretariatowi poprawia się wizerunek przedsiębiorstwa, który wraz z rozwojem firmy staje się niezbędny do utrzymania pozycji na rynku.

Wiele firm oferującychoutsourcing biurowy posiada dodatkowe usługi pomagające w prowadzeniu działalności, m.in. prowadzenie księgowości, hosting, tworzenie stron www oraz zaawansowanych serwisów internetowych, wynajem dużych sal konferencyjno-szkoleniowych czy doradztwo podatkowe. Przedsiębiorcy podchodzą do tego pomysłu ze zdrowym optymizmem. Jednak widząc zalety takiego biura dostrzegają także pewne rzeczy, których wirtualne biuro dostarczyć im nie może.

Sekretarka, która prowadzi obsługę kilku firm jednocześnie nie identyfikuje się z żadną z nich - tak jak ma to miejsce w tradycyjnym biurze - przynajmniej w teorii. Prowadzi to do zautomatyzowania i braku indywidualnego, subiektywnego podejścia.

Jednak pomimo tych niedogodności, wirtualne biura cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Przedsiębiorcy nie muszą się martwić wysokimi kosztami jakie ponosili z tytułu zatrudnienia tradycyjnej sekretarki, jak również problemami związanymi z ewentualnymi urlopami czy zwolnieniami lekarskimi.

Piotr Romik

Gazeta Małych i Średnich Przedsiębiorstw

Podziel się

Twój komentarz może być pierwszy

Gość

Piszesz jako Gość